Kennen Sie die Monster-Excels, mit denen Controller:innen beweisen wollen, dass sich ein Projekt rechnet? Wir haben drei Gründe, den Excel-Zauberern zu misstrauen. Und sagen Ihnen, warum die herkömmliche Wirtschaftlichkeitsbetrachtung ausgedient hat und was Sie stattdessen tun können. 

Es gibt triviale Business Cases: Wenn Sie regelmäßig schwimmen gehen, das Einzelticket 6 € kostet und die Zehnerkarte 50 €, nehmen Sie die Zehnerkarte. Bei IT-Projekten ist es meist nicht so einfach: Das Umfeld ist komplex, alles hängt mit allem zusammen, und oft arbeiten Sie mit Annahmen, weil Sie die tatsächlichen Zahlen schlicht nicht kennen. Sie modellieren einen Ausschnitt aus der Wirklichkeit, um zu „beweisen“, dass Ihr Vorhaben wirtschaftlich ist. Je smarter das Projektteam, desto ausgeklügelter das Modell und desto größer das Excel. Doch schon oft haben wir einen Business Case kippen sehen, wenn sich Parameter nur wenig änderten. Darum wollen wir nicht auf dieser Grundlage entscheiden: Das Ergebnis hängt zu stark vom gewählten Ausschnitt und von den Annahmen ab, die Sie treffen. 

Der zweite Grund: Ob der Business Case eintritt wie gerechnet, lässt sich kaum belegen. Mit dem Projektfortschritt ändern sich die angenommenen Zahlen: klar, sie ersetzen Plan durch Ist, kein Problem! Gleichzeitig ändert sich die Welt. Ihr ausgeklügeltes Rechenmodell passt nicht mehr zu Ihrer Unternehmensrealität. Die Rechnung verliert ihre Relevanz.  

Last but not least: Wenn ein Algorithmus entscheiden kann, brauchen wir keine Entscheider. Das wäre nicht das Schlimmste … es wird nur der Sache nicht gerecht. Wir haben viele Projekte gesehen, die genau richtig waren und die Organisation voranbrachten. Die auch wirtschaftliche Vorteile brachten — nur nicht so, wie es im Business Case stand. Zum Glück handelten die Entscheider:innen mutig. Sie glaubten an den Wert der Projekte und konnten andere dafür gewinnen. Sie haben Entrepreneurship bewiesen. Und falls Sie doch mal ein Projekt à la Zehnerkarte haben, haben Ihre Mitarbeiter:innen es bestimmt längst erledigt. Gut so! 

Probieren Sie aus, wie es ohne Business Case geht: 

• Listen Sie die Projektkosten auf. 

• Formulieren Sie explizit die Annahmen, die Sie anderenfalls implizit benutzt hätten, um Zahlen für die Nutzenseite Ihres Rechenmodells zu finden. Das sind meist mehr als gedacht. Diese Annahmen beschreiben Ihr (Wunsch-)Szenario. 

• Überprüfen Sie Ihr Szenario gründlich mit Hilfe von Methoden des Risikomanagements. 

Diese Schritte liefern Ihnen die Argumente für eine Entscheidungsvorlage — und die Antworten auf kritische Fragen. Überzeugen Sie sich und einige Mitstreiter:innen auf diese Weise von Sinn und Wert Ihres Vorhabens. Übernehmen Sie die Verantwortung. Go for it! (cdf)