Wir haben in unserem Artikel Ist ‚die Cloud‘ ein Sparschwein? darauf hingewiesen, dass die Nutzung von Cloud Services auf die Dauer oft steigende Kosten verursacht – obwohl Cloud-Anbieter das Gegenteil versprechen. Wir erklären dort, welche Effekte zu den Kostensteigerungen führen: Preissteigerungen im Zeitablauf, Volumensteigerung, Funktionalitätserweiterungen – und manchmal die Preisgestaltung. Sie kennen das Ergebnis: die IT-Verantwortlichen im Unternehmen müssen sich für die steigenden Kosten rechtfertigen. Auch wenn „das Business“ mehr damit zu tun hat als „die IT“. (Wir mögen dieses Bild von zwei „Gegenspielern“ sowieso nicht. Je mehr Prozesse ein Unternehmen digitalisiert hat, desto näher rücken Business und IT zusammen.)
Wir nannten Ihnen zwei Punkte, an denen Sie mit Ihrem IT-Kostenmanagement ansetzen können: bei der Vertragsgestaltung mit dem Anbieter und intern beim Volumenmanagement. Bringen Sie dazu „das Business“ und „die IT“ zusammen – schon für die Auswahl der Services. Oft ist es nicht leicht, Angebote zu vergleichen, denn Cloud Services sind kaum standardisiert. Umso wichtiger, dass die verschiedenen Perspektiven im Unternehmen in eine gemeinsame Auswahl einfließen. Dann sorgen Sie dafür, dass Business und IT sich gemeinsam um die Nutzung der gewählten Services kümmern:
Schauen Sie genau hin, wie Ihr Anbieter Kapazitätsänderungen behandelt. Die Cloud-Anbieter ermöglichen ihren Kunden gern, Kapazitäten on demand zu erweitern – eins der hervorstechenden Merkmale von Cloud Computing. Die Kunden lösen dann ihr Problem mit Geld, denn sie bezahlen die Extra-Kapazitäten ab dem Zeitpunkt der Nutzung. Bei technisch ebenso einfachen Kapazitätsreduzierungen vergehen meist Kündigungsfristen, bevor sich die Mindernutzung in der Rechnung niederschlägt.
Seien Sie sich im Klaren, welche Basis- und Zusatzfunktionalität Sie nutzen wollen – und welche nicht. Cloud Services bieten oft leicht nutzbare Erweiterungen, zum Beispiel die Integration von Mobilgeräten. Können Nutzende sie selbst freischalten? Erfordert es eine Admin-Freigabe? Unklare Regeln für Ihre Anwender:innen führen schnell zu ungeplanten Mehrkosten.
Machen Sie sich mit den Methoden vertraut, mit denen die Service-Kennzahlen ermittelt werden. Die Abrechnung von Cloud Services erfolgt anhand von Kennzahlen. Überlegen Sie genau, was jede Kennzahl bedeutet und wie sie gemessen wird, damit Sie keine bösen Überraschungen erleben. Drei Beispiele aus unserer Erfahrung:
- Sie können auf die Idee kommen, Daten aus Ihrer Cloud-Anwendung zu Analysezwecken zu extrahieren und in Excel weiter zu verarbeiten. Manche Cloud-Anbieter werten dies als „indirekte Nutzung“, die ebenfalls kostenpflichtig sei.
- Es gibt Vertragsmodelle, bei denen bestimmte Kennzahlen des Kundenunternehmens den Preis (mit-)bestimmen, zum Beispiel der Umsatz. Wenn sich Ihr Umsatz erhöht, zahlen Sie bei gleichbleibender Nutzung mehr.
- Es lohnt sich, genau zu betrachten, wie der Parameter „Anzahl der Nutzenden“ ermittelt wird. Sind es concurrent user oder named user? Zählen nur Ihre Mitarbeitenden oder auch Externe, die in Ihrem Unternehmensnetzwerk unterwegs sind? Oder vielleicht – je nach Szenario – auch Ihre Endkunden, die Ihre digitalen Services nutzen? Wird zum Beispiel anhand einer Benutzerdatenbank gezählt oder anhand von Mailadressen im Unternehmens-Adressbuch oder anhand von verbundenen IP-Adressen?
Behalten Sie den Überblick über Ihre Anwendungslandschaft. Cloud Services lassen sich schnell implementieren. Dies kann im Zeitablauf dazu führen, dass mehr Anwendungen nebeneinander genutzt werden, als Sie geplant hatten: Ihre Anwendungslandschaft wird größer und komplexer. Von teurem Müll (= Relikte von Testumgebungen oder Experimenten) ganz zu schweigen!
Beachten Sie, dass Kostensenkungen durch Wettbewerb eher theoretischer Natur sind. Natürlich können Sie den Anbieter wechseln. Wir wissen, wie komfortabel es mittlerweile ist, den Mobilfunkanbieter zu wechseln und dabei die Telefonnummer mitzunehmen. Nicht so bei Cloud Services: Ein gewisser Lock-in-Effekt lässt sich nicht leugnen, denn die Standardverträge der Anbieter sehen nur minimale Unterstützung vor. Sie haben die Wahl: Akzeptieren Sie die Preiserhöhungen von Anbieter A? Oder setzen Sie ein Migrationsprojekt auf, um von Anbieter A zu Anbieter B zu wechseln? (Auf die Gefahr hin, dass Anbieter B die Preise erhöht, sobald Sie dort sind. ;-))
Unsere Botschaft ist so einfach wie unsexy: Wenn Sie eine gut funktionierende und preis-werte Anwendungslandschaft haben möchten, müssen Sie sie gut managen. Das nimmt Ihnen niemand ab. Wenn Sie nach Orientierung dafür suchen, schauen Sie nach den Schlagwörtern IT Service Management (ITSM) und FinOps. Wir sehen FinOps als einen frischen Anstrich für den Kostenmanagement-Anteil in ITSM – mit Vokabular, das zur Schnelligkeit von Cloud und DevOps passt. Nicht mehr, aber auch nicht weniger!
Erkenntnis zum Mitnehmen: Vorausschauende Vertragsgestaltung und konsequentes (Volumen-)Management sorgen dafür, dass die Kosten für Ihre Cloud Services nicht aus dem Ruder laufen. (rs/cdf)